Bewaartermijn personeelsdossier – Wettelijke bewaarplicht
Bewaarplicht van documenten uit het personeelsdossier van uw werknemer
Hoe lang moet u wettelijk een personeelsdossier van uw werknemer bewaren? Hier is geen eenduidig antwoord op te geven. Het personeelsdossier bestaat namelijk uit diverse documenten. En elk document kent haar eigen bewaartermijn. Sommige documenten moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Andere documenten dienen al binnen 4 weken vernietigd te worden, zoals een CV.
In dit artikel leest u wanneer u welk document van uw personeel mag verwijderen voor vertrouwelijke papier vernietiging.
Uw personeelsdossiers 100% vertrouwd vernietigd door Brantjes
- CA+ gecertificeerd vernietigen.
- U voldoet aan de AVG betreffende papiervernietiging.
- Inclusief vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
Offerte aanvragen
Vrijblijvende prijsinformatie en specialistisch advies
“Ik heb alleen maar pluspunten: Snel, adequaat en professioneel.”
– Mevr. van der Linden
Heeft u vragen over bewaartermijnen?
Heeft u een vraag over hoe lang u een bepaald document of bepaalde (digitale) informatie minimaal of maximaal moet bewaren? Dan vragen wij u vriendelijk om contact op te nemen met een juridisch adviseur of neem contact op met Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat is een personeelsdossier?
Een werkgever houdt van elke werknemer een personeelsdossier bij. De inhoud van het personeelsdossier bestaat uit een individueel dossier per werknemer, een salarisdossier en een collectief personeelsdossier. Het dossier bevat onder andere:
- Persoonsgegevens werknemer
- Contracten en arbeidsvoorwaarden
- Verslagen van functionering
- Ziekteverzuim
- Bekijk de gehele personeelsdossier checklist
Checklist: Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier
Onderstaande lijst met bewaartermijnen voor documenten uit het personeelsdossier zijn onderverdeeld in vijf categorieën:
- Binnen 4 weken (zonder toestemming)
- Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)
- Maximaal 2 jaar na dienstverband
- Minimaal 5 jaar na dienstverband
- Minimaal 7 jaar na dienstverband
Binnen 4 weken (zonder toestemming)
Over het algemeen geldt wanneer de sollicitant niet wordt aangenomen dat documentatie omtrent de sollicitatie binnen 4 weken vernietigd dient te worden.
- Sollicitatiebrief / formulier
- CV / Curriculum Vitae
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring over gedrag
- Psychologisch onderzoek
Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)
- Sollicitatiebrief / formulier
- CV / Curriculum Vitae
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring over gedrag
- Psychologisch onderzoek
Maximaal 2 jaar na dienstverband
- Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
- Correspondentie benoemingen, promotie en demotie
- Correspondentie ontslag
- VUT-regeling
- Afspraken OR-lidmaatschap
- Kopie getuigschrift
- Verslagen functioneringsgesprekken
- Verslagen omtrent Wet Verbetering Poortwachter
- Correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts
- Verslagen van financiële problemen
- Verslagen rondom probleemsituaties
Minimaal 5 jaar na dienstverband
- Loonbelastingverklaringen
- Kopie van identiteitsbewijs
- Gegevens over etniciteit en herkomst
- Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning
Minimaal 7 jaar na dienstverband
- Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
- Burgerlijke staat van (ex)werknemer
- Persoonlijke gegevens / stamkaart
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie (van fiscaal belang)
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
Personeelsdossier vernietigen
Is uw werknemer niet meer in dienst en beschikt u over documenten uit het personeelsdossier waarvan de bewaarplicht is verstreken?
Dan dient u deze privacygevoelige documenten te verwijderen en te vernietigen.
U bent als ondernemer wettelijk verplicht om persoonsgegevens deugdelijke te vernietigen volgens de AVG-privacywet, die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Lees meer over de AVG en papier vernietigen.
Papieren personeelsdossier vernietigen
Documenten uit het personeelsdossier kunt u zelf vernietigen met minimaal een DIN P-3 papierversnipperaar. Of u kunt het personeelsdossier gecertificeerd laten vernietigen.
Bekijk Archief Vernietigen
Bekijk onze vertrouwelijke dienstverlening
Gooi documenten met persoonsgegevens niet weg maar laat deze gecertificeerd vernietigen.
Digitaal personeelsdossier vernietigen
Uw digitale personeelsdossier kunt u vernietigen door het dossier te verwijderen van de computer of server. Echter bij deze manier van verwijdering is het bestand niet echt weg. Aangezien de locatie overschreven dient te worden.
Voor 100% deugdelijke verwijdering adviseren wij om de harde schijf te vernietigen of deskundig te laten wipen.
Bronvermelding
Bovengenoemde bewaartermijnen over bewaarplicht personeelsdossier zijn onder voorbehoud van wijzigingen en tik- en taalfouten. De lijst is mede tot stand gekomen door onderstaande bronnen:
- http://www.tuxx.nl/personeelsdossier/bewaartermijn/
- https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg
- https://mtsprout.nl/management-leiderschap/regels-voor-personeelsdossier
- https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering/personeelsdossiers
- http://www.mkbservicedesk.nl/5404/wat-staat-personeelsdossier.htm
- https://www.abab.nl/artikelen/avg-hoe-lang-mag-u-persoonsgegevens-bewaren
Door Brantjes Data-Vernietiging/ 13 januari 2021
Handige tips om te weten wat je wel en wat je niet moet vernietigen. Ik sla deze link zeker op!
Nuttige informatie. Maar wat ik niet kan vinden is de bewaartermijn van een personeelsdossier als iemand overleden is. Graag zou ik daar informatie over krijgen.
Beste Marina de Vries,
Dank voor uw vraag. Ons advies is om de gangbare bewaartermijnen aan te houden. Aangezien er door bepaalde instanties mogelijk nog vragen komen over het dossier.
Beste heer/mevrouw,
Hoelang wordt het dossier bewaard van overledenen en pensioengerechtigden?
Hartelij groet,
Dank voor uw vraag. Voor particulieren geldt in principe geen bewaarplicht.
Erg nuttige info !
Toch rest er mij nog een vraag; moet de digitale info ook worden verwijderd van (data) back-up bestanden ?
mvg,
Jay
Dank voor uw reactie. Goede vraag, bewaartermijnen gelden zowel voor papieren als digitale data.
Nuttige informatie! 1 vraag nog. Hoe lang mag ik gegevens van stagiaires bewaren.
Beste mevrouw Dijkstra,
Dank voor uw vraag. Ik durf dit niet met zekerheid te zeggen, maar ik denk dat u dezelfde richtlijnen kunt aanhouden als bij een werknemer. Bij twijfel kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Betse mevrouw Dijkstra,
Nuttige info er rest mij wel 1 vraag. ons bedrijf gaat verhuizen als wij alle digitale documenten meenemen is dit goed of moeten we ook een papieren variant mee verhuizen
Het hangt af welke documenten dit zijn. Sommige documenten, zoals contracten en overeenkomsten zijn alleen rechtsgeldig in originele vorm. Dus wees voorzichtig met welke documenten u wilt vernietigen. Bij twijfel kunt u het beste contact opnemen met een juridisch adviseur.
Bedankt voor de handige informatie over de bewaartermijn van personeelsdossiers. Volgend jaar hopen wij ons bedrijf verder uit te breiden, we twijfelen nog of we de loonadministratie laten verzorgen of dat wij dit zelf oppakken. Het is in ieder geval goed om te weten dat er verschillende categorieën zijn met verschillende bewaartermijnen, dat zullen we meenemen als we een vacature uitzetten.
Hoe lang dienen werkroosters van het personeel bewaard te worden? De roosters verschillen per week en hierop staan alle namen van de werknemers en stagairs die op dat moment werkzaam zijn.